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出自UXGuide.net
风格与语气
Style and Tone
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书面语气是作者传达给读者的一种态度，是为了给读者某种特定的回应或情感而设计。语气所体现的个性既能够促使用户参与，也能够使用户感到反感。
注：与用户界面文本相关的设计规范请参考各自相应的章节。
设计理念
Windows Vista® 语气
使用 Windows Vista 语气，以准确的、鼓励式的、有洞察力的、客观的、关注用户的方式与用户进行个人层面的沟通来建立信心。不要使用随意、居高临下的（例如：“Just do this.（这么做就行了。）”）或傲慢的语气。
避免极端的“机器式”语言（话语中缺少说话者）和“推销式”语言（试图向我们进行销售，或是诱骗、鼓励、或是用“简单”来掩盖一切。）
内容水准
支持技术知识处于不同水平的用户，尤其是新手级用户，充分利用 Microsoft® Windows® 可以做的事情。
为什么要使用新的语气？
Microsoft 的研究显示：
- 计算机术语和行话的过度使用，许多用户无法理解或产生误解。
- 术语使用的不一致。
- 不可理喻，往往是无意出现的消息，用户需要努力揣摩它的含义。
这些问题使用户感到困惑，愚蠢，沮丧，并最终不再愿意使用软件。
软件行业一直是“过分关注提供在线信息的技术，花在信息本身质量上的时间太少。”基本的前提在于，语言是影响客户满意度的关键杠杆。
最重要的一件事：
确保你的文本是清晰、自然、简洁的，而不过于正式，并使用所有用户都能理解的术语。
设计规范
使用 Windows Vista 语气
你的应用程序的语气应当符合下列特征：
- 准确的。如果信息在技术上是准确的，用户则会觉得安心。如果信息不准确，则会破坏用户在该任务中的体验，而且，用户会对从那里得来的任何其他帮助都没有信心。
- 鼓励式的。语言应当传达的是软件使用户能够做什么，而不是软件允许用户做什么。例如，应使用短语“you can（你可以）”，而不是“Windows lets you（Windows 可以让你）”或“this feature allows you（该功能允许你）”。（例外：当提及许可或拒绝某操作的功能——如安全性特性时——则可以使用“allow（允许）”。）
- 有洞察力的。用户应当相信你（延伸自你的应用程序）知道某个任务何时完成并且会一步步引导他们。同时，相信用户是聪明人，偶尔需要针对特定问题的帮助。
- 客观的。用户有时需要更详细的说明，而有时他们只想知道他们需要做什么。这需要客观性——以确认这些目标（工作效率、好奇心、享受）确实是用户的目标，而不是作者的。这需要你摆脱关于用户的一些预先设想。
- 关注用户的。以用户的角度来写，而且最好是从你可以为用户做什么的角度来写。用户应当感到他们能够找到相关的、可以访问的信息。
使用真实世界的语言
- 尽可能使用平日使用的字词，避免那些你不会在当面和别人说话时使用的字词。这当你在解释复杂的技术概念或操作时非常有效。假设你就在用户的旁边，向其解释应当如何完成任务。
- 可以接受：
- Use this procedure to change your password.
- （遵循如下工序来更改密码。）
- 更好：
- Follow these steps to change your password.
- （按下列步骤来更改密码。）
- 尽可能使用简短平实的字词。简短的字词更接近于交谈，也能节约屏幕空间，且易于浏览。
- 可以接受：
- In addition, this section shows you...
- （除此之外，本节还会向你展示……）
- Digital cameras employ tiny microchips...
- Digital cameras utilize tiny microchips...
- （数码相机利用极小的微型芯片……）
- 更好：
- This section also shows you...
- （本节还将向你展示……）
- Digital cameras use tiny microchips...
- （数码相机使用极小的微型芯片……）
- 不要发明新词或给普通的词赋予新的含义。假设用户对单词的本义比其在计算机技术行业中的特殊含义要更加熟悉。当需要使用行业术语时，应当提供嵌入上下文的定义。避免行话，但有些特定用于计算机的表达方式——黑客、刻录 CD 等等——已经成为了日常语言的一部分。
- 错误：
- You can use folders to bucketize your favorites.
- 正确：
- You can use folders to categorize your favorites.
- 不要用符号来代替那些简单的字词。
- 错误：
- users & computers
- users + computers
- domain / workgroup
- # of users
- 正确
- users and computers
- domain or workgroup
- number of users
清晰准确
- 选用含义明确的字词。
- 可以接受：
- Since you created the table, you can make changes to it.
- Keep your firewall turned on, as turning it off could create a security risk.
- 更好：
- Because you created the table, you can make changes to it.
- Keep your firewall turned on, because turning it off could create a security
- risk.
- 去除不需要的字词——能用一个词能说清楚的就不要用两三个词。
- 可以接受：
- Follow these steps in order to change your password.
- 更好：
- Follow these steps to change your password.
- 避免不必要的副词。
- 错误：
- It isn't terribly hard to change your password.
- 正确：
- It isn't hard to change your password.
- 选用单个词语的动词，而不是多个词组成的动词。
- 可以接受：
- When you lock down your computer, ...
- 更好：
- When you lock your computer, ...
- 不要将动词转换为名词或将名词转换为动词。
- 错误：
- To password-protect your computer...
- To establish connectivity...
- 正确：
- To protect your computer with a password...
- To connect...
保持一致
- 统一的术语能够帮助更好的学习和理解技术概念。不一致的术语则会迫使用户去研究不同的用词与操作是否表示的是同一种含义。例如：
- switch, toggle（切换）
- start, run, launch, boot, execute（开始、启动、运行）
- enable, activate, turn on（启用、激活、打开）
- burn, copy（刻录、复制）
- 统一的语法可以帮助设定用户的期望。这种期望一旦设定，用户即可以更快地使用统一的语法来处理文本。例如，如果说明文本一直是用祈使形式来写的，那么用户渐渐就会更加留意祈使句。
缩写
- 缩写可以使书面语言更加简短、生动、更具有谈话式的节奏。应在上下文中恰当地使用缩写。不要缩写产品名称或其他正式的名词。
人称
- 称用户为“you（你）”，无论直接或间接地。
- 使用第二人称（“you（你）”、“your（你的）”）告诉用户应当做什么。第二人称往往是暗含的。
- 例如：
- Choose the pictures you want to print.
- （选择你想打印的图片。）
- Choose an account.
- （选择一个帐户。）（暗含第二人称）
- 使用第一人称（“I（我）”、“me（我）”、“my（我的）”）让用户告诉程序应当做什么。
- 例如：
- Print the photos on my camera.
- （打印我照相机上的照片。）
- 谨慎使用“we（我们）”。第一人称复数会让人有一种全体在场的不适感。而用应用程序的名称则比较好些。应使用“we recommend”，而非“it is recommended”。
- 避免使用各种第三人称引用（例如，“the user（用户）”），因为这会使语气显得正式，不人性化。
语态
- 应使用主动语态，它用于强调执行操作的人或物。这比被动语态更为直接、人性化，而被动语态可能会产生混乱或显得正式。
- 可以接受：
- Icons can be arranged by name in alphabetical order.
- When a Personal Digital Assistant (PDA) or laptop is plugged in...
- 更好：
- You can arrange icons in alphabetical order by the icon name.
- When you plug in any Personal Digital Assistant (PDA) or laptop...
- 被动语态仅用于避免口语化或不太通顺的结构，比如当句子的中心在于操作本身而非操作的执行者时、当主语部分未知时、或者是在错误信息中，将用户作为主语可能会令其觉得受到责备等等。
- 正确：
- The new icon should appear in the upper-left corner.
- Updates must be downloaded and installed before they can work.
- 用正面的方式进行陈述，强调用户能够完成什么，而不是他们不能完成什么。
对用户的态度
- 有礼貌、给予支持与鼓励。用户绝不应感到被牵就、被责备或被胁迫。
- 可以接受：
- Cannot delete New Text Document: Access is denied.
- （无法删除新建文本文档：访问被拒绝。）
- 更好：
- This file is protected and cannot be deleted without specific permission.
- （此文件受到保护，未经特别许可不能删除。）
- 取得恰当的平衡：让用户感到温暖但也不过于亲密或商业化。假设你正在帮助一个朋友第一次使用该产品，这个人不是你最好的朋友，也不是什么重要人物，而只是一个邻居或者家庭好友。用户在家中使用 Windows 时应当感到舒适，但语言不会让人觉得冒失或者过于亲密。
- 避免使用俚语。俚语会让人觉得有被迫感和不自然感，而且难以本地化，对于大量受众来说可能无法理解。
- 慎用“please（请）”。应避免使用请，除非要求用户做一些不方便的事情，或者是错误在于软件自身的情况。
- 正确：
- Please wait while Windows copies the files to your computer.
- （Windows 正在将文件复制到您的计算机，请等待。）
- Please refer to the documentation for your device.
- （请参考您设备的文档手册。）
- 仅当对用户来说出现非常严重的问题时，才在错误信息中使用“sorry（抱歉）”（比如数据丢失、用户无法继续使用计算机、或用户必须从技术支持人员那里获取帮助等）。如果问题发生在应用程序正常的功能执行过程中（例如，用户需要等待查找网络连接），则无须道歉。
- 正确：
- We're sorry, but Fabrikam Backup detected an unrecoverable problem and was shut down to protect files and other data on your computer.
- （很抱歉，Fabrikam Backup 检测到无法恢复的问题并已经关闭以保护您计算机上的文件和其他数据。）
句子结构和长度
- 用户往往只是扫视文本，应力求简明扼要。简明扼要的句子（和段落）不但节约了屏幕空间，而且是表示某概念或操作非常重要的最有效的手段。尽你所能进行评判——使句子更加紧凑，但不至于让人觉得唐突或不友善。
- 避免重复。重新检查每个窗口，去除重复的字词和描述。对于那些应当尽可能进行详细描述的重要文本也不能略过，不要重复也不要解释那些显而易见的事。
- 可能的话，使用句子片断。句子片断简短而有力——而且通常使用疑问形式，这是直接吸引用户的好方法。
- 正确：
- Save changes to "My Photos"?
- （将更改保存至“我的照片”？）
- Ever saved a file and then not remembered where you saved it?
- （即使不记得保存在何处也要保存此文件？）
- 如果需要的话，句子以连词开头（and（和）、but（但是）、or（或者））。
- 用列表和表格来代替复杂的句子。列表（无论带编号还是项目符号的）和表格更加清晰且易于扫视。
- 使用平行的语法结构。这要求具有相关功能的字词和短词也具有相同的形式。对于功能平行的 UI 元素来说（比如标题、标签、列表或页面标题），无论你要表达的概念是否一样重要，都应使用平行的语言。
- 正确：
- Listen（收听）
- Watch（观看）
- Share（分享）
- Collect（收集）
- 这些项是平行的，因为都是单个的命令动词。
- 错误：
- Music（音乐）
- Video（视频）
- Share（分享）
- Listen（收听）
- 这些项不是平行的，因为“音乐”和“视频”是名词，但“分享”和“收听”是动词。
